Професионални комуникации: средства, функции, принципи на организация на процеса

2024 Автор: Miguel Ramacey | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 06:14

Професионалната комуникация е от съществено значение, за да се даде възможност на хората в една компания да комуникират ефективно помежду си. Темпът на работа на цялото предприятие пряко зависи от това колко бързо и достъпно ще се извърши прехвърлянето на информация.

Професионалните комуникации играят важна роля при вземането на най-ефективните решения и съобщаването им на екипа. Ако те са неправилно установени, това заплашва да предизвика негативни последици, които могат да се изразят в грешки в избраните решения, в поява на неразбирателства между служителите и мениджъра, както и в влошаване на междуличностните отношения.

Определение на понятието

Професионалните комуникации са взаимодействия, осъществявани в сферата на официалните отношения. Основната им цел е постигане на планираните резултати, решаване на поставените задачи, както и оптимизиране на определени дейности. В същото време всеки от участниците в професионалните комуникацииима свой собствен статут, като шеф, подчинен, колега или партньор.

В случаите, когато хората на различни нива на кариерната стълбица (изпълнител и мениджър) общуват помежду си, можем да говорим за подчинени комуникации. В крайна сметка вертикалата на отношенията е ясно видима тук. При осъществяване на взаимодействие на принципа на равнопоставено сътрудничество можем да говорим за хоризонтални комуникации.

Уместност на проблема

Професионалната комуникация е ежедневно преживяване за хората. Провежда се на работното място и в училища, университети и официални институции. Това е комуникация между ученици и учители, подчинени и шефове, конкуренти, партньори и колеги. За да постигне целта пред него, всеки човек трябва да е запознат със средствата и принципите на подобни комуникации, тъй като партньорите трябва да общуват на един език (в буквален и преносен смисъл), да имат общ социален опит и да се разбират.

Спазване на основните условия за бизнес комуникация

Как да направим комуникацията в професионалната дейност възможно най-ефективна? Това ще изисква изпълнението на редица условия. На първо място, комуникацията трябва да има ясна цел. В същото време за постигането му е важен интересът на всички лица, участващи в този процес. Пример за това е сключването на споразумение, установяване на взаимоотношения, координиране на събития, разработване на най-благоприятни условия за сътрудничество и т.н.

На всичкиучастниците в професионалната и бизнес комуникацията трябва да се свързват помежду си и да правят това независимо от личните си харесвания или антипатии. В същото време е задължително да се спазват субординация, длъжностни роли, бизнес етикет и формални ограничения. Последната концепция предполага не само прилагането на различни протоколи, рутинни процедури и регулации, но и баналната необходимост от контролиране на силата на собствените емоции и уважение към събеседника.

Освен това, едно от необходимите условия за най-ефективното внедряване на бизнес комуникацията в професионалните дейности е нейната управляемост. Ръководителят на компанията, като човек, който е най-заинтересован от решаването на задачите, които стоят пред екипа, трябва първо да се погрижи за такъв момент. За него е важно да мотивира служителите си да намерят най-доброто решение, защото в противен случай те ще останат пасивни наблюдатели, без да предлагат никакви идеи.

Инструменти за бизнес комуникация

Професионалната комуникация е смислено желание на един човек или цяла група хора да мотивират един служител или целия екип към действия, които по някакъв начин могат да променят ситуацията или да обърнат разговора в друга посока.

Има редица налични инструменти за изпълнение на плана. И така, средствата за професионална комуникация включват:

1. Обикновена поща. От всички средства за бизнес комуникация, той е най-древният. И в това отношение традиционната поща има редицанедостатъци. Те се състоят в ниска скорост на предаване на съобщения, по-сложен дизайн на писма (в сравнение с други видове комуникации) и т.н. И това да не говорим за факта, че тази система не винаги работи на правилното ниво. Но обикновената поща все още се използва днес като средство за професионална комуникация. Основното му предимство е много приемлив начин за прехвърляне на важни документи между партньори. В бизнес отношенията може да се използва и такъв метод като предаването на телеграми. Тази услуга се предоставя и по пощата.
2. Телефонна връзка. Това е много ефективно средство за бизнес комуникация. Телефонните преговори обаче не са правно обвързващи. Този момент трябва да се вземе предвид, когато използвате професионални комуникации, докато използвате други средства.
3. Имейл. Това сравнително ново средство за бизнес комуникация се радва на заслужена популярност. Едно от основните му предимства е съчетаването на формата на писмените комуникации (фиксиран текст) с качествата, които притежава устното общуване, под формата на скорост на предаване на информация и възможност за получаване на почти мигновен отговор. Такива качества правят електронната поща едно от основните средства, използвани за предаване на съобщения от неформален характер.
4. Факс. С помощта на специално устройство можете много бързо да прехвърлите копие на всеки документ на партньора си. Скоростта е несъмнено предимство на факсимилната комуникация. Предадените по този начин документи обаче нямат юридическа сила, защото няматоригинални подписи и печати. Ето защо в повечето случаи факсът като средство за комуникация се използва само за бързо предаване на документи. Те могат да бъдат приети за изпълнение само ако оригиналите са изпратени след тях с обикновена поща. Трябва да се има предвид, че е забранено изпращането на документи с надпис „За служебно ползване“или „Поверително“по факс.

Бизнес комуникация

Устният контакт винаги е бил в основата на професионалната комуникация. Извършва се между хора, които са свързани помежду си от интересите на делото, а също така притежават необходимите правомощия за решаване на възникналите проблеми и установяване на партньорства.

Такива разговори са средство за професионална комуникация, въплъщаващо всички предимства, които липсват на телефонната комуникация и обмена на писмена информация. Факт е, че бизнес комуникацията:

• извършва се в условия на близък контакт, когато е възможно да се фокусира само върху един събеседник или върху малка група хора;
• създава условията, при които могат да се установят лични взаимоотношения;
• предполага директен контакт.

Бизнес разговорът се отнася преди всичко до устната реч. И тя, в сравнение с писмената форма, има редица съществени разлики. По време на такъв разговор става възможно пряко въздействие върху събеседника или група хора. В този случай се използват жестове и изражения на лицето, интонация и така нататък. Освен това,общуването лице в лице не оставя време за предварително обмисляне. Ето защо в бизнес разговор често се използват небрежни форми на общуване, както и някои стилистични и граматични особености.

Използван като основа на професионалната комуникация, бизнес разговорът се отличава преди всичко с логическата конструкция на мисълта. Въз основа на съществуващата практика може да се твърди, че бизнесмените, които са отлични в използването на преценки и концепции, които са способни убедително да доказват и правят правилни заключения, успяват много по-бързо от онези бизнесмени, които не притежават тези умения.

Професионалният разговор има своя собствена психологическа култура. Тя се крие в способността на събеседниците да правят добро впечатление на другите, да създават приятелска атмосфера на срещата, да прилагат специални техники, които предпазват от неправилни въпроси, да изслушват опонентите си до края и, ако е необходимо, да опровергават техните аргументи, да използват техника, която позволява комуникация без конфликти.

Междукултурни отношения

Днес светът е все по-обхванат от процеса на глобализация. Ето защо междукултурното професионално общуване излиза на преден план. За изпълнението му са необходими специалисти, които не просто знаят чужд език. Те трябва да го овладеят по отношение на бизнес комуникацията.

Най-често подобни професионални комуникации се осъществяват на английски език. Това е основното средство за комуникация вмеждудържавно ниво.

Английският в областта на професионалната комуникация е модернизирана и опростена версия на английския език като цяло. Характеризира се с наличието на стандартни клише фрази, както и всякакви модели. Специалистът трябва да ги познава и да може да ги използва в определени ситуации.

Ако преводач е поканен на бизнес среща от бизнесмен, в професионалното общуване такъв специалист няма да изхожда само от своя житейски опит и поведението, което се приема в родната му културна среда. Отчитането на особеностите на поведението на другите народи ще помогне да се избегнат недоразумения, грешки и проблеми в разговора.

В междукултурното професионално общуване е необходимо да се познават междуличностните норми на отношения, които се приемат в дадено общество. А именно - невербални и вербални езици на общуване. Първият от тях включва различни безмълвни сигнали, които участниците в комуникацията изпращат един на друг. Често правят това несъзнателно. Трябва да се има предвид, че владеенето на невербални и вербални езици в професионалната комуникация от междукултурен характер е ключът към успешната среща. Специалистът трябва да е наясно с тембъра на речта, приет от конкретен народ, обема на произношението, интонацията, израженията на лицето, позите и др. Нормите за тяхното използване по време на разговор може да имат някои различия. Ярък пример е традиционната американска усмивка. В Русия се смята за неискрено и изкуствено. американцинапротив, те вярват, че руснаците са твърде мрачни, груби и сериозни.

Обучение на специалисти

Как се решават проблемите с междудържавната бизнес комуникация? Успешното договаряне изисква присъствието на висококвалифициран преводач в областта на професионалната комуникация, който притежава както специализирани, така и общокултурни познания. Руските университети обучават такива специалисти.

В същото време активно се използва програма, наречена "Преводач в областта на професионалната комуникация". Той предоставя уменията за ефективно общуване в днешния бизнес и културен обмен.

Основни функции

Сред характеристиките на професионалната комуникация е нейната доста сложна система. Състои се от много нива, обхващащи не само конкретна организация, но и външната среда. Помислете за основните функции на професионалната комуникация.

1. Информация. Професионалните комуникации са предназначени да играят ролята на определен посредник. С негова помощ се обменят идеи, решения и послания между служителите. Информационната функция на бизнес комуникацията е необходима за постигане на целите на организацията, както и за премахване на проблемите, които възникват по време на този процес.
2. Мотивационен. Професионалните комуникации допринасят за желанието на служителите да изпълняват задачите си по-добре. Това е мотивационната функция.професионални комуникации. В този случай лидерът използва средства като заповед, убеждаване, предложение и молба.
3. Контрол. Използвайки йерархично подчинение, тази функция е предназначена да наблюдава поведението на служителите на компанията.
4. Изразителен. С помощта на тази функция професионалните комуникации допринасят за задоволяването на социалните потребности чрез изразяване на преживявания и чувства относно случващото се.
5. Комуникативен. Тази функция е много специфична. С негова помощ се идентифицират и разрешават типични грешки и проблеми, възникнали в бизнес комуникацията, и се формулират принципи на оптимално поведение.

Функциите на професионалните комуникации могат да се разглеждат и от гледна точка на осигуряване на живота на компанията като цяло. В този случай се случва следното:

1. Регулаторна функция. При общуване има непряко или пряко въздействие върху служителя, който е обект на управление. Такава функция допринася за организирането на съвместни действия в екипа, координация и оптимизиране от ръководителя на всички действия, извършвани от екипа.
2. Функция за социален контрол. Всеки от методите за решаване на проблемите на организацията, както и нейните форми и принципи на работа, имат ясно изразен нормативен характер. Регламентирането на всички тези разпоредби, което е в инструкциите и заповедите на ръководителя, спомага за осигуряване на организацията и почтеността на институцията, както и последователността на съвместните действия на всеки член на екипа. За поддържане на тази посока иупражняват своя социален контрол професионални комуникации.
3. Функция за социализация. Това е една от основните задачи на всеки лидер. Тази функция позволява на млади служители да се включат в съвместни дейности, които започват да овладяват комуникационни умения и способности, научават се да се ориентират в комуникационна ситуация, да говорят и да слушат. Всичко това е много важно не само за целите на междуличностната адаптация, но и за осъществяването на професионални дейности. В същото време младите хора придобиват толерантно, заинтересовано и доброжелателно отношение към другите служители и способност да действат, за да изпълнят колективна задача.
4. Социално-педагогически. В процеса на професионалните комуникации протича процес на обучение, възпитание и развитие на личността на служителя, като му се предава практически опит. Благодарение на системните контакти, които се появяват в хода на съвместните дейности, всички участници в комуникацията получават знания както за себе си, така и за партньорите, както и за най-добрите варианти за решаване на задачите, които стоят пред екипа. Овладяването на практически умения понякога се превръща за някои служители в възможна компенсация за липсващи професионални знания. И това се осигурява от социално-педагогическата функция на комуникациите.

Указания

Професионалните комуникации се основават на:

1. Междуличност. Такова общуване се характеризира с гъвкавост, откритост на взаимодействието между хората. Този принцип се основава на личния интерес един към друг. И това въпрекиче комуникацията е бизнес ориентирана. Подобна комуникация неизбежно носи чертите на междуличностния контакт.
2. Целенасоченост. Този принцип на професионалните комуникации е многофункционален, тъй като процесът на бизнес комуникация, заедно с предвиденото информационно натоварване, носи и основна цел. Например, лидер, информирайки екипа за статистическите данни, с които разполага, иска да посочи проблемните аспекти на определена област на дейност. В същото време най-вероятно на несъзнателно ниво той се стреми да демонстрира на присъстващите своето красноречие, ерудиция и интелигентност.
3. Приемственост. Това е още един от принципите на професионалните комуникации. Състои се във факта, че попадайки в полезрението на нашия бизнес партньор, ние ставаме инициатори на непрекъснат контакт с него. В същото време комуникацията се осъществява не само на вербално ниво. Партньорът непрекъснато получава поведенчески съобщения, от които може да направи подходящи заключения.
4. Многоизмерност. В хода на професионалните комуникации се реализират поне два аспекта на междуличностните отношения. Първият от тях е прехвърлянето на бизнес информация и поддържането на създадения контакт. Вторият е превод на емоционално отношение към партньор (може да бъде положително и отрицателно).

Професионална комуникационна етика

Всеки от участниците в бизнес комуникацията трябва да има:

1. Честност. Имайки такава черта на характера, хората се въздържат от измамни дела и измама. Въпреки това, дорионези, които смятат честността за незаменим стандарт за бизнес поведение, понякога все пак трябва да лъжат. В този случай хората трябва да направят избор между алтернативи, които не ги удовлетворяват. Истината обаче винаги трябва да се казва. Лъжата е оправдана само когато се избира по-малкото от две злини, когато обстоятелствата го изискват.
2. Цялост. Тази характеристика, присъща на човек, намира своя израз в единството на неговите действия и вярвания. Приличното поведение е точно обратното на двуличието и лицемерието. Такъв човек винаги ще направи това, което е обещал. Например, служител определено ще помогне на свой колега при изпълнението на задача. Това ще се случи дори когато не му е толкова лесно да го направи, но той даде обещание.
3. Правосъдие. Тази черта на характера предполага липса на пристрастност и обективност при оценката на другите хора и техните действия.
4. Отговорност. Тази особеност на участника в бизнес отношенията се проявява в степента, до която той е отговорен за думите си, спазва моралните стандарти и изпълнява задълженията си.